Mitä erityyppisiä tiedostokansioita toimistossa on?

Tiedostokansiotovat välttämättömiä toimistotarvikkeita, joita käytetään asiakirjojen järjestämiseen ja säilyttämiseen. On olemassa useita erityyppisiä tiedostokansioita, joista jokainen on suunniteltu tiettyyn tarkoitukseen. Tässä on joitain yleisiä toimistoissa käytettyjä tiedostokansiotyyppejä:

Manila-kansiot: Nämä ovat yksinkertaisimpia ja laajimmin käytettyjätiedostokansiot. Ne on tyypillisesti valmistettu raskaasta paperista tai kartongista ja niitä on erikokoisia. Manila-kansioita käytetään usein yleiseen arkistointiin, ja ne ovat yksi- tai kaksikerroksisia versioita.

Ylävälilehtikansiot: Näissä kansioissa on kielekkeet yläreunassa, mikä on yleisin välilehtien sijoitus arkistokaapeissa. Ne sopivat asiakirjojen nopeaan ja helppoon käsittelyyn.

Päätevälilehtikansiot: Päätevälilehtikansioissa on välilehdet kansion pitkällä sivulla, tyypillisesti oikealla. Näitä käytetään usein hyllypohjaisissa arkistointijärjestelmissä ja ne ovat ihanteellisia suuritiheyksiseen arkistointiin.

Riippuvat kansiot: Riippuvat kansiot on suunniteltu roikkumaan arkistokaapin laatikon kiskoista. Niissä on yleensä muovi- tai metallitangot koukuilla, joiden avulla voit ripustaa useita kansioita yhteen laatikkoon. Niitä käytetään yleisesti aktiivisille tiedostoille tai värikoodaukseen.

Luokittelukansiot: Näissä kansioissa on useita jakajia tai osia, usein kiinnikkeillä asiakirjojen luokittelua ja erottamista varten. Ne soveltuvat monimutkaisten tai moniosaisten projektien järjestämiseen.

Laajentuvat kansiot: Näissä kansioissa on kulmakappaleet tai haitarityyliset sivut, jotka laajenevat suuremman määrän asiakirjoja varten. Ne ovat ihanteellisia paksujen tiedostojen tai asiakirjojen säilyttämiseen, jotka kasvavat ajan myötä.

Taskukansiot: Taskukansioiden sisäpuolella on yksi tai useampi tasku irrallisten asiakirjojen, esitteiden tai lehtisten säilyttämistä varten. Niitä käytetään yleisesti esityksiin ja ehdotuksiin.

Muovikansiot: Nämä kansiot on valmistettu kestävästä muovista ja ne ovat vedenkestäviä. Ne sopivat erinomaisesti tärkeiden asiakirjojen suojaamiseen roiskeilta tai kosteudelta.

Värilliset kansiot: Värillisiä kansioita käytetään usein asiakirjojen värikoodaukseen ja luokitteluun. Ne voivat auttaa parantamaan organisaatiota ja helpottamaan tiettyjen tiedostojen löytämistä.

Kiinnityskansiot: Näissä kansioissa on metalliset kiinnikkeet tai piikit, jotka kiinnittävät asiakirjat paikoilleen ja estävät niitä putoamasta tai sekoittumasta.

Viilapaperit: Viilapaperit ovat suuria kirjekuoria, joissa on avoin yläosa ja peukaloleikkaus helpon pääsyn takaamiseksi. Ne sopivat suurempien asiakirjojen, legal-kokoisten papereiden tai useiden tiedostojen tallentamiseen yhdessä.

Luokittelulompakot: Samalla tavalla kuin luokituskansioissa, näissä on lompakkomainen muotoilu, jossa on läppä, joka voidaan kiinnittää niin, että asiakirjat pysyvät suljettuina ja suojattuina.

Kraft-kansiot: Nämä kansiot on valmistettu ruskeasta voimapaperista ja niitä käytetään usein ympäristöystävällisiin tai väliaikaisiin arkistointitarpeisiin.

Mukautetut kansiot: Jotkin toimistot luovat mukautettuja kansioita, joissa on tuotemerkki tai erityiset suunnitteluvaatimukset antaakseen asiakirjoilleen ammattimaisen ja ainutlaatuisen ulkonäön.

Valintatiedostokansiotyyppi riippuu toimiston tai organisaation erityistarpeista, mukaan lukien tallennettavien asiakirjojen tyypit, käytössä oleva arkistointijärjestelmä ja vaadittava organisaatiotaso.